Wysyłasz ofertę, klient jej nie dostaje. Znajduje się w spamie albo nie dociera wcale. To rzadko wina treści wiadomości — najczęściej domena nie potrafi udowodnić, że wiadomość naprawdę wysłał jej właściciel.
Trzy rekordy, trzy różne zadania
| Mechanizm | Co sprawdza | Co się psuje bez niego |
|---|---|---|
| SPF | Czy serwer wysyłający jest na liście dozwolonych dla domeny | Każdy może podszyć się pod Twój adres |
| DKIM | Czy wiadomość ma poprawny podpis cyfrowy domeny | Brak dowodu, że treść nie została zmieniona po drodze |
| DMARC | Co zrobić, gdy SPF i DKIM nie przejdą, oraz gdzie wysłać raport | Nikt nie wie, kto podszywa się pod domenę |
Najczęstsze błędy, które widzę w praktyce
- Dwa rekordy SPF w jednej domenie. Standard dopuszcza jeden — dwa oznaczają błąd i odrzucenie weryfikacji.
- Brak wpisu dla systemu do wysyłki. Newsletter, system rezerwacji albo formularz na stronie wysyłają z innego serwera, którego nikt nie dopisał.
- DKIM włączony w panelu, ale bez rekordu w DNS. Podpis jest, tylko nie ma jak go zweryfikować.
- DMARC ustawiony od razu na odrzucanie. Efekt: własne wiadomości przestają docierać, zanim ktokolwiek to zauważy.
- Wysyłka z darmowego adresu w treści firmowej. Adres w polu nadawcy z innej domeny niż serwer wysyłający to klasyczny sygnał spamu.
Jak to poprawnie wdrożyć — kolejność ma znaczenie
1. Zbierz listę wszystkiego, co wysyła pocztę
Serwer poczty, system CRM, sklep, formularz kontaktowy, program do faktur, narzędzie do newslettera. Każde z nich musi być uwzględnione, inaczej po włączeniu ochrony zacznie znikać w spamie.
2. Ustaw jeden poprawny rekord SPF
Jeden wpis TXT obejmujący wszystkie źródła wysyłki. Uważaj na limit dziesięciu odwołań DNS — przy kilku usługach łatwo go przekroczyć, a wtedy weryfikacja zwraca błąd.
3. Włącz DKIM w panelu dostawcy i dodaj klucz do DNS
Microsoft 365 i Google Workspace generują klucz w panelu administracyjnym. Rekord trzeba dopisać u operatora domeny — bez tego kroku podpisywanie nie działa.
4. Wprowadzaj DMARC etapami
Zacznij od polityki obserwacyjnej z adresem na raporty. Przez kilka tygodni zobaczysz, kto wysyła w imieniu domeny — także systemy, o których zapomniałeś. Dopiero potem przechodzisz na kwarantannę, a na końcu na odrzucanie.
Co jeszcze wpływa na dostarczalność
- Reputacja domeny i adresu IP — nowa domena wysyłająca nagle setki wiadomości wygląda podejrzanie.
- Jakość listy odbiorców — wysyłka na nieistniejące adresy szybko psuje reputację.
- Zgodność nadawcy — adres w polu „od” powinien należeć do domeny, która przechodzi weryfikację.
- Treść — same wielkie litery, mnóstwo linków i załącznik ZIP to klasyczne sygnały ostrzegawcze.
- Możliwość wypisania się przy wysyłce masowej — jej brak jest traktowany jako naruszenie.
Szybki test na dziś
Wyślij wiadomość na swój prywatny adres w innej usłudze i sprawdź szczegóły nagłówków. Powinny pojawić się trzy potwierdzenia: SPF, DKIM i DMARC. Jeśli którekolwiek pokazuje błąd lub brak, wiesz już, gdzie zacząć.
Poprawna konfiguracja poczty to jednorazowa praca, która ratuje umowy i faktury przed folderem ze spamem. Jeśli chcesz mieć to sprawdzone i uporządkowane razem z kontami, zobacz zakres usługi Microsoft 365, Google Workspace i KSeF.