Sie senden ein Angebot und der Kunde erhält es nie. Es liegt im Spam oder kommt gar nicht an. Schuld ist selten der Inhalt — meist kann die Domain nicht belegen, dass ihr Inhaber die Nachricht wirklich gesendet hat.
Drei Einträge, drei Aufgaben
| Mechanismus | Was geprüft wird | Was ohne ihn kaputtgeht |
|---|---|---|
| SPF | Ob der sendende Server auf der Liste der Domain steht | Jeder kann Ihre Adresse fälschen |
| DKIM | Ob die Nachricht eine gültige Signatur der Domain trägt | Kein Nachweis, dass der Inhalt unverändert ist |
| DMARC | Was bei fehlgeschlagener Prüfung passiert und wohin Berichte gehen | Niemand weiß, wer die Domain missbraucht |
Die häufigsten Fehler aus der Praxis
- Zwei SPF-Einträge in einer Domain. Der Standard erlaubt einen — zwei bedeuten einen Fehler und eine gescheiterte Prüfung.
- Ein fehlender Eintrag für ein sendendes System. Newsletter, Buchungssystem oder Kontaktformular senden von einem anderen Server.
- DKIM im Panel aktiviert, aber kein DNS-Eintrag. Die Signatur existiert, lässt sich aber nicht prüfen.
- DMARC sofort auf Ablehnen gestellt. Folge: Die eigenen Nachrichten kommen nicht mehr an, bevor es jemand bemerkt.
- Versand über eine Freemail-Adresse im Firmenauftritt. Absenderdomain und sendender Server passen nicht zusammen — ein klassisches Spam-Signal.
Die richtige Reihenfolge der Einführung
1. Alles auflisten, was E-Mail versendet
Mailserver, CRM, Shop, Kontaktformular, Rechnungsprogramm, Newsletter-Tool. Jedes muss berücksichtigt werden, sonst verschwindet es nach Aktivierung des Schutzes im Spam.
2. Einen korrekten SPF-Eintrag setzen
Ein TXT-Eintrag für alle Versandquellen. Achten Sie auf das Limit von zehn DNS-Abfragen — bei mehreren Diensten ist es schnell überschritten und die Prüfung liefert einen Fehler.
3. DKIM aktivieren und den Schlüssel ins DNS eintragen
Microsoft 365 und Google Workspace erzeugen den Schlüssel im Administrationsbereich. Der Eintrag muss beim Domain-Anbieter hinterlegt werden — ohne diesen Schritt funktioniert die Signatur nicht.
4. DMARC schrittweise einführen
Beginnen Sie mit einer Beobachtungsrichtlinie und einer Berichtsadresse. Über einige Wochen sehen Sie, wer im Namen der Domain sendet — auch vergessene Systeme. Erst danach Quarantäne, zuletzt Ablehnung.
Was die Zustellbarkeit sonst beeinflusst
- Reputation von Domain und IP — eine neue Domain, die plötzlich Hunderte Nachrichten sendet, wirkt verdächtig.
- Qualität der Empfängerliste — Versand an tote Adressen schadet der Reputation schnell.
- Übereinstimmung des Absenders — die Adresse im Feld „von“ sollte zur geprüften Domain gehören.
- Inhalt — Großbuchstaben, viele Links und ein ZIP-Anhang sind klassische Warnsignale.
- Abmeldemöglichkeit beim Massenversand — ihr Fehlen gilt als Verstoß.
Ein schneller Test
Senden Sie eine Nachricht an Ihre private Adresse bei einem anderen Anbieter und sehen Sie in die Kopfzeilen. Dort sollten drei Bestätigungen stehen: SPF, DKIM und DMARC. Zeigt eine davon einen Fehler, wissen Sie, wo Sie beginnen.
Eine korrekte E-Mail-Konfiguration ist einmalige Arbeit, die Aufträge und Rechnungen vor dem Spam-Ordner rettet. Zusammen mit den Konten prüfen lassen können Sie das unter Microsoft 365, Google Workspace und KSeF.